Virtuelles Büro statt vereinsamter Kaffeeküche – für produktive Teams remote Arbeit 

Mit einem virtuellen Büro von trember bringen Sie Ihren Mitarbeitern die Kaffeeküche zurück. So fördern Sie den Teamspirit und die Leistungen Ihrer Mitarbeiter, die remote in Home-Offices oder an weltweiten Standorten arbeiten. Trember ermöglicht ihnen echtes Networking auf einer gemeinsamen Plattform, spontane Videocalls und bietet außerdem private Videoräume sowie einen großen Plenarsaal für Ankündigungen an alle.

Ob sich Ihre Mitarbeiter “früher” vor der Kaffeemaschine, in der Raucherecke vorm Haus, im Pausenraum oder in der Kantine trafen, es gab zahlreiche Gelegenheiten zu denen sie spontan zusammenkommen, sich austauschen und sich zu nicht immer arbeitsrelevanten Themen austauschen konnten. Auch wenn genau dieser Smalltalk über das gestrige Fußballspiel oder die angesagte Netflix-Serie im ersten Moment im Widerspruch zum produktiven Arbeiten stehen, trägt doch genau jener maßgeblich zum Erfolg von Unternehmen bei.

Zahlreiche Studien zeigen, dass lockere Gespräche am Arbeitsplatz und ungezwungenes Beisammensein eine Vielzahl von Vorteilen mit sich bringen. Zum Beispiel eine höhere Produktivität und Zusammenarbeit, ein vertrauensvolles Miteinander unter den Kollegen und Vorgesetzten sowie die Bildung von echten Teams. Die gemeinsamen Pausen vor der heiß geliebten Kaffeemaschine führen sowohl zu besseren kognitiven Leistungen als auch zu einem gestärkten, geeinten und vernetzten Team. Solche Teams bringen nachweislich bessere Ideen und bessere Ergebnisse hervor, als solche, in denen es immer wieder zu Missverständnissen und Reibungsverlusten kommt. Sorgen Sie also frühzeitig dafür, dass sich Ihre Mitarbeiter kennen. Auch dann, wenn sie größtenteils oder vollständig remote zusammenarbeiten. Wie Ihnen dabei ein virtuelles Büro hilft, erfahren Sie in diesem Beitrag – vielleicht bei einer guten Tasse Kaffee?

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Bringen Sie die Kaffeeküche zurück zu Ihren Mitarbeitern

Noch nie war die Kaffeeküche so wichtig wie heute. Wer wie zahlreiche Unternehmen, so wie wir bei trember auch, auf remote work setzt, sollte spontane Gespräche in einer lockeren Atmosphäre erst recht fördern. Genau das erreichen Sie mit einem virtuellen Büro. 

So können Sie sich ein virtuelles Büro vorstellen:  Ein virtuelles Büro ähnelt dem Prinzip eines Intranets – mit dem entscheidenden Unterschied, dass es wesentlich lebendiger ist. Hier können sich Ihre Mitarbeiter in Echtzeit und natürlich auch mit Videobild miteinander austauschen. Keine komplizierten und zeitintensiven Textchats, die das Gegenüber missverstehen könnte. Keine Texte, die irgendjemand an zentrale Stelle freigeben muss. Ihre Mitarbeiter loggen sich auf der browserbasierten Plattform ein, schalten Mikrofon und Kamera aus und arbeiten wie sonst auch an ihren regulären Aufgaben. Doch ganz wie im Büro können sie auch mal den Kopf heben und schauen, was sich links und rechts von ihnen tut und mit anderen Kollegen ins Gespräch gehen. Oder sie klicken sich auf der Plattform in die Kaffeeküche, in der sich oft auch jemand anders befindet. Hier ist Zeit für einen kurzen Smalltalk bevor es erfrischt und voll mit neuen Ideen und Gedanken zurück an die Arbeit geht. 

“Ein virtuelles Büro ist die perfekte Mischung aus Intranet, E-Mails, Slack-Nachrichten und Videocalls – nur eben viel lebendiger und natürlicher kombiniert.”

Wenn’s im Büro etwas vertraulicher wird

Manchmal entsteht aus einem Smalltalk eine Idee, die nicht jeder hören soll. Oder - und auch das gehört zu funktionierenden Unternehmen - man “muss” sich unbedingt mal über den neuesten Flurfunk austauschen. Für solche vertraulichen Gespräche bietet das virtuelle Büro von trember einen privaten Modus. Mit einem Klick kann ein Mitarbeiter einen anderen Gesprächspartner in einen privaten Raum einladen und die anderen können diesen Gesprächen nicht mehr lauschen. Der Vorteil gegenüber klassischen Videokonferenz-Tools: Die zwei Gesprächspartner im Privatmodus bleiben in der Umgebung des Büros. Sie sehen nach wie vor die Umgebung und die anderen Personen in diesem Büro. Dieser schnelle und einfache Wechsel fühlt sich fast wie im realen Büro an – Flüstern oder jemanden mal kurz zur Seite nehmen. 

Wenn’s mal etwas anzukündigen gibt

Sie wollen mit Ihrem Team, mit Ihrer Belegschaft in großer Runde kommunizieren? So wie Sie diese früher alle in die Küche, in den Pausenraum oder in einen Versammlungsraum eingeladen hätten? Dann bleiben Sie doch einfach auf der Plattform, die Sie bereits für Ihr virtuelles Büro nutzen. Schließlich kennen das alle und können es auch mittlerweile gut bedienen. 

trember hat deshalb neben den Meetingräumen mit den smarten Funktionen für private Gespräche auch einen Videoraum für bis zu 1.000 Personen. Bis zu sechs Personen können Sie live auf die Bühne holen. Ihr Mitarbeiter hat eine Frage? Kein Thema! Laden Sie ihn spontan zur Diskussionsrunde ein und übergeben Sie ihm das Mikrofon. Mit eingeschaltetem Videobild kann er dann seine Frage stellen oder seinen Kommentar abgeben. Niemand muss mehr etwas in den Chat tippen. Live gestellte Fragen sind wesentlich lebendiger und bieten deutlich weniger Potenzial für Missverständnisse. 

Onboarding dank eines virtuellen Büros

Vielleicht sagen Sie jetzt, dass die “alten Hasen” in Ihrem Büro schon ziemlich gut vernetzt sind und ihre Wege durch die Videocalls, E-Mails und Chat-Nachrichten auch ohne so ein virtuelles Büro finden. Vermutlich trifft das auf einige durchaus zu. Vor allem auf diejenigen, die bereits vorher recht extrovertiert und gut vernetzt waren. Doch was ist mit den neuen Mitarbeitern in Ihrem Unternehmen oder den neuen Kollegen Ihrem Team? Wie integrieren Sie diese möglichst schnell und so, dass sie sich tatsächlich dazugehörend fühlen? Erst recht, wenn Sie nicht lange warten wollen oder können bis das nächste Teamevent in Präsenz durchgeführt werden kann? Auch dann ist ein virtuelles Büro eine hervorragende Idee. Schließlich brauchen gerade die Neuen viele Informationen zwischen den Zeilen und müssen neben offiziellen Organigrammen herausfinden, wer was beantworten kann und wer wie tickt.

Bieten Sie daher gerade den neuen eine virtuelle Kaffeeküche und organisieren Sie regelmäßig kleine Teamevents, in denen sich die neuen Kollegen mit den bereits bestens vernetzten Kollegen treffen und austauschen können. Sorgen Sie außerdem dafür, dass eine Smalltalk-Atmosphäre entstehen kann. Sie können hierfür kleine Online-Spiele, Team-Challenges oder Eisbrecher-Fragen nutzen und so die Networking-Termine auflockern. 

Beispiele:

• Probieren Sie doch mal das angesagte Online-Spiel Wordle.
• Starten Sie die Challenge, wer das schönste Haustier oder das coolste Home-Office hat.
• Fragen Sie, welche Netflix-Serie gerade die beste ist oder wer ebenfalls heimlich Schokolade im Schreibtisch aufbewahrt.

Wer besonders von einem virtuellen Büro profitiert

Von einem virtuellen Büro profitieren vor allem Unternehmen, bei denen viele Mitarbeiter im Home-Office oder an verschiedenen Standorten arbeiten. Die Zeiten, in denen stets alle Mitarbeiter ins Büro kommen oder in denen oft Mitarbeiter aus aller Herren Länder zu Teamevents an einen einzigen Ort zusammengebracht wurden, sind spätestens seit Beginn der Pandemie vorbei. Zum einen weil wir alle gelernt haben, dass remote work - entgegen aller Befürchtungen und Unkenrufe - funktioniert und zum anderen weil wir uns das ressourcenintensive Reisen im Angesicht des Klimawandels einfach nicht mehr leisten können. 

So kreieren Sie mit trember Ihr eigenes virtuelles Büro 

Ganz im Gegensatz zu realen Büros, ist Ihr virtuelles Büro im Handumdrehen eingerichtet. Dafür bieten wir von trember Ihnen schlüsselfertige Büros an, die Sie auf Monatsbasis bei uns mieten können. Darin inkludiert ist ein kostenfreies Design eines modernen Büros. So können Sie sofort loslegen. Wer es gern individueller gestalten mag, kann auch das mit uns umsetzen. Gern individualisieren wir für Sie Ihr Büro – bis hin zu einer kompletten Whitelabel Lösung. Dann sieht niemand mehr, bei welchem “Fertighausbauer” Sie Ihr Büro eingekauft haben. Außerdem können Sie sich dann ganz wie in Ihrer Umgebung fühlen. Bauen Sie doch einfach Ihr Bürogebäude nach oder kreieren Sie eines, das Sie schon immer einmal haben wollten. 

Der echte Vorteil eines virtuellen Büros aus dem Hause trember: Alles was Sie dafür brauchen, kommt aus einem einzigen Tool. Ob nun die Oberfläche, der Platz für wichtige Informationen und Daten, ob die Videocalls unter den Mitarbeitern, die privaten Räume für vertrauliche Gespräche oder die Plenarsäle. So verlieren Sie unterwegs niemanden mehr. Versprochen. Wir haben es ausprobiert – intern und in vielen anderen Unternehmen. 

Fazit

Mit einem virtuellen Büro geben Sie Ihren Mitarbeitern die heißgeliebte Kaffeeküche zurück. So fördern Sie den Teamspirit und die Leistungen Ihrer Mitarbeiter auch wenn diese in Home-Offices oder an weltweit verstreuten Standorten arbeiten. Das echte Networking auf einer gemeinsamen Plattform, die spontane Videocalls und private Videoräume ermöglicht, sowie der große Plenarsaal für Ankündigungen an alle helfen Ihnen dabei. Schauen Sie gleich einmal rein. 

Möchten Sie mehr über das virtuelle Büro von trember erfahren? Schauen Sie hier oder sprechen Sie mit unserem Team