So bereiten Sie sich auf den Event-Herbst vor

Bei uns melden sich immer mehr Eventplaner und Veranstalter, die sich bereits heute gezielt auf den Event-Herbst vorbereiten. Weil das so wichtig ist und weil viele wieder einmal - und zu Recht - verunsichert sind, haben wir die besten Tipps und Alternativpläne für Ihre Events im Herbst und Winter in diesem Blogbeitrag zusammengestellt.

Worauf Sie sich in der Eventplanung einstellen können

Der Sommer war bisher schon ziemlich heiß, aber im Herbst könnte es Sie eiskalt erwischen. Warum: Corona ist längst nicht vorbei und ob die Gaslieferungen aus Russland weiter eintreffen, ist total unklar. Außerdem wird es allerhöchste Zeit, ob Sie all Ihre Mitarbeiter·innen und Gäste nicht nur richtig ansprechen, sondern ihnen auch die Teilnahme an Ihren Events ermöglichen – ganz egal, wo sie sich gerade befinden oder warum sie vielleicht nicht zu einem Live-Event kommen wollen.  

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Corona und Events

Corona ist längst nicht vorbei. Die Fallzahlen steigen (schon) wieder und viele Eventplaner fragen sich, ob wir Live-Events nur noch “von O bis O” - also von Ostern bis Oktober - anbieten können.  

Bei der Frage Präsenz oder Nicht-Präsenz sowie im Alltag allgemein geht es für die meisten nicht mehr darum, an Corona zu erkranken und daran vielleicht zu sterben. Es geht also in diesem Herbst nicht nur mehr darum, was die Politik vorschreibt, sondern auch darum, als Unternehmen weiterhin arbeitsfähig zu bleiben. Vermutlich wissen Sie, was wir meinen, denn in vielen Unternehmen schlug die ein oder andere Coronawelle “wie eine Bombe” ein. Unternehmen und damit auch Vorgesetzte können es sich nicht mehr leisten, ihre Mitarbeitenden zu einem Event zu senden und wenige Tage danach die Ausfallwelle wuppen zu müssen. Gleiches gilt natürlich auch für die Gäste. Auch hier wollen Unternehmen nicht in der Verantwortung stehen, einen riesigen Personalausfall verursacht zu haben.

Deshalb setzen schon heute viele Planer und Vorgesetzte physische Treffen nur noch ganz gezielt ein. Sie informieren sich gezielt, z.B. bei uns und wir entwickeln konkrete Konzepte.  

Explodierende Energie- und Transportkosten

Ob es nun zu einem Stopp der Lieferungen von Gas kommt oder nicht. Ganz sicher werden die Energie- und Transportkosten weiter steigen. Damit werden einige Veranstaltungen schlichtweg unwirtschaftlich. Auch aus Sicht der Teilnehmenden, die bei einigen Veranstaltungen ihre An- und Abreise selbst zahlen, wird eine Eventteilnahme in Präsenz zu einem kostspieligen Vergnügen.  

Reduzieren Sie daher, die Energie- und Transportkosten an allen sinnvoll umsetzbaren Stellen Ihrer Eventplanung.  

Schließen Sie alle Mitarbeiter·innen und Gäste ein?  

Diversity ist mehr als ein Buzzword. Vor allem, wenn es um die Schriftsprache geht, sind viele Unternehmen und Organisationen darum bemüht, alle in ihre Kommunikation einzubinden. Doch wie sieht’s eigentlich mit Live-Events aus? Hier gibt’s oft noch Nachholbedarf – egal ob es die Barrierefreiheit für ein konkretes Live-Event betrifft oder eine alternative Event-Teilnahme, z.B. in digitaler Form. Manch einer will schlichtweg nicht anreisen oder kommt bei der Abwägung von Kosten und Nutzen zum Ergebnis, dass sich die Anreise nicht lohnt. Dann sind Online-Parts von Events oder Satelliten-Events eine hervorragende Alternative.

So bereiten Sie sich auf den Event-Herbst und -Winter vor

Sie ahnen es vermutlich bereits: Planen Sie ein Event, das Online-Angebot beinhaltet oder komplett online abläuft. Welche Variante besser ist, hängt von Ihren konkreten Zielen und von den Rahmenbedingungen ab.

Wer internationale Events plant, orientiert sich momentan stark an rein digitalen Formaten oder versucht, Satelliten-Events an den einzelnen Unternehmensstandorten zu realisieren. So entsteht mehr Wir-Gefühl bei den Mitarbeitern und das Corona-Risiko sowie auch die Reisekosten halten sich im wahrsten Sinne des Wortes in Grenzen.

Fragen Sie sich bei der Vorbereitung für Ihren Event-Herbst unbedingt folgendes:

• Was wollen Sie anbieten?
  
• Was ist der Inhalt?
  
• Wie wollen Sie es abbilden? 
  

5 Tipps, wie Ihre Herbst-Events ein Erfolg werden

• Reduzieren Sie die Personenzahl vor Ort. Das spart Geld, Energie und reduziert das Corona-Risiko.
  
• Bieten Sie ein Online-Angebot an. Das inkludiert alle, die nicht reisen können oder wollen.
  
• Reduzieren Sie Messeauftritte und konzentrieren Sie sich auf den Vorteil von Präsenz-Events: Das Networking. Mit anderen Worten: Inhalte gibt’s online, Small Talk gibt es onsite.
  
• Setzen Sie auf Event-Plattformen, die Ihr Online-Publikum wirklich einbeziehen. Egal ob in kleinen Breakout-Sessions, ob Sie sie auf die virtuelle Bühne holen oder über Votings und Co.
  
• Entwerfen Sie einen Plan B, der den geringstmöglichen Energieverbrauch beinhaltet. Versuchen Sie’s auch mal mit einfachen Streamings statt mit 4K-Videobildern. Die müssen gar nicht immer sein, denn oftmals kommt die Bildqualität beim virtuellen Eventgast gar nicht an. Wer hat schon wirklich umwerfende Internetleitungen im Home-Office?
  

Sie brauchen noch Argumente für Ihre Vorgesetzten oder Auftraggeber?

Dann haben wir hier ein paar gute Gründe für digitale Parts, rein virtuelle oder hybride Veranstaltungen in diesem Herbst und Winter gesammelt:

• Reisen wird immer teurer, schon deshalb sollten Sie auf Online-Parts setzen.
  
• Lineares Fernsehen stirbt aus. Aber Sie setzen Ihre Events noch nach diesem Muster um?
  
• Nicht nur der Messestand oder der Transport wird teurer, alle Leistungen und Services eines Live-Events haben deutlich gestiegene Kosten - bis hin zum Imbiss vor Ort.  
  
• Personalmangel und Personalkosten treiben die Gesamtkosten von Live-Events nach oben und wir zitieren “Unter 25 Euro pro Stunde finde ich ja nicht einmal mehr eine Hostess”.
  

Was heißt das konkret? Reduzieren Sie die Größe Ihrer Live-Events. Machen Sie das Event exklusiv – entweder für die Mitarbeitenden oder für die Gäste. Wer unbedingt kommen will, darf dabei sein. Alle anderen erhalten ein attraktives Online-Erlebnis. Dazu gehört auch unbedingt, dass Sie Ihre Online-Gäste so herzlich begrüßen und immer wieder adressieren und die Formate für die Teilnehmer am Bildschirm so lebendig gestalten, wie wir das aus TV-Shows oder von einer Fußballübertragung kennen.