Wie Sie Ihr Präsenz-Event günstiger und zugleich attraktiver gestalten

Präsenz-Events erwachen wieder zum Leben. Darüber freuen sich viele Veranstalter ebenso wie Teilnehmer. Schließlich ist Networking von Angesicht zu Angesicht ein intensiveres Erlebnis und auch die Leadgenerierung gelingt vielen in der Offline-Welt leichter. Wer jedoch die Online-Welt vollkommen außen vor lässt, verpasst beim Re-Start von Präsenz-Events wertvolle Chancen: Von günstigeren Messeteilnahmen pro Quadratmeter und pro Besucher bis hin zu nachhaltigeren und krisenunabhängigeren Präsentationen. Deshalb verraten wir Ihnen in diesem Beitrag, wie Sie Ihre Präsenzveranstaltung günstiger und zugleich attraktiver durchführen können.

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Wie Ihr Präsenz-Event attraktiver wird

Nutzen Sie die Chancen, die digitale Lösungen und Plattformen für Events bieten. Damit meinen wir sowohl die virtuelle Event-Plattform zur Übertragung oder Aufzeichnung Ihres Events als auch digitale Interaktionstools. Und damit dies nicht in Buzzword-Bingo ausartet, haben wir Ihnen ganz konkrete Beispiele aus unserem Kundenumfeld mitgebracht.

Die Freizeitmesse digital verlängern

Sehr erfolgreich hat einer unserer Messe-Veranstalter seine Freizeitmesse in die digitale Welt verlängert. Wer wollte, konnte physisch vor Ort daran teilnehmen und von dort aus an Live-Schaltungen an einem anderen Ort teilnehmen. So ähnlich wie Sie es vermutlich von Außenschalten von bekannten TV-Shows kennen. So bringen Sie Ihr Event an einen weiteren Ort und können interessante Gäste hinzufügen. Darüber hinaus kann so sehr leicht Ihr Online-Publikum dem Event folgen und aktiv mitmachen.

Die eigene Location offline und online anbieten

Als Vermieter einer Event-Location können Sie bei den Präsenz-Events Ihrer Veranstalter neben den reinen physischen Flächen auch virtuelle Event-Welten anbieten und verkaufen. Frei nach dem Motto “Kommen sie zu uns ins die Location und sie erhalten Sie eine die digitale Welt obendrauf”. Das macht Ihre Location für die Eventplaner noch attraktiver und Sie als Vermieter profitieren von einem zweiten Standbein. Plus: Durch die Beschäftigung mit Online-Event-Plattformen bauen Sie Expertise auf und können so Ihre Mieter noch besser beraten.

Vor-Ort-Teilnehmer mit gefragten Speakern zusammenbringen

Vermutlich haben auch Sie schon den ein oder anderen Speaker zum wiederholten Male gefragt, ob er oder sie nicht auf Ihrem Event sprechen könnte. Doch leider passen Ihre Kalender einfach nicht zueinander und deshalb ist es Ihnen bislang nicht gelungen. Wie wäre es also, wenn Sie heiß begehrte Speaker einfach online zu Ihrem Event dazuschalten? Natürlich nicht alle und natürlich nicht immer. Aber den ein oder anderen. Sie wissen schon, den, den Sie bisher nie gewinnen konnten. Schließlich ist es etwas ganz anderes, ob ein Referent sich auf die Reise zu Ihrer Location machen muss oder ob er sich mal kurz dazuschalten kann. Die Wahrscheinlichkeit einer Zusage steigt enorm.

Aber Achtung: Für solche Einbindungen benötigen Sie die passende Soft- und Hardware. Sonst wird’s für die Zuhörer vor Ort einfach kein Genuss. Das dies jedoch möglich ist, beweisen täglich die uns allen bekannten Nachrichten-Sendungen und TV-Shows.

Übrigens: Von trember erhalten Sie genau diese zuverlässige Soft- und Hardware.

Wie Ihr Präsenz-Event günstiger wird

Zu einem Präsenz-Event können schon allein wegen der Kapazitäten in den Hallen und Locations stets nur eine begrenzte Anzahl von Teilnehmern kommen. Bringen Sie Ihr Event jedoch zusätzlich auch ins Internet, können Sie weitere Zielgruppen erreichen. Menschen, die beispielsweise derzeit nicht reisen wollen oder können. Oder Personen, denen der Aufwand zu Ihrem Event zu reisen zu hoch ist. Oder solche, die aus Umweltschutzgründen für einen kurzen Vor-Ort-Aufenthalt eine längere Reise nicht antreten wollen. Warum auch immer Menschen nicht zu Ihrem Präsenz-Event reisen wollen – es gibt sie und Sie können sie dennoch erreichen. Letztendlich steigt so die Gesamtzahl der Teilnehmer und dadurch sinken die Kosten pro akquirierten Teilnehmer oder pro Lead.

Das günstigere Präsenz-Event dank eingesparter Reisen

Für die Reisen Ihrer Teilnehmer zahlen die meisten Veranstalter nichts; es sei denn, es handelt sich um Firmenevents oder Hosted-Buyer-Programme. Doch auch wenn Sie “nur” für die Anreisen einiger Referenten Geld sparen können, wirkt sich das auf die Kosten-Nutzen-Bilanz Ihres gesamten Events aus.

Fragen Sie doch einmal Ihre Speaker, ob sie auch online dabei sein würden. Mit einer guten Vorbereitung, stabiler Hardware, zuverlässigem Internet und einer leicht bedienbaren Event-Plattform ist dies leichter als so manch einer glaubt.

Das günstigere Präsenz-Event für die Aussteller

Für Aussteller lohnt sich die Verlängerung eines Präsenz-Events ins Internet, weil er so - ebenso wie Veranstalter - mehr Teilnehmer, mehr Interessenten, mehr Leads erreichen kann. So können alle dabei sein – Online- und Offline-Teilnehmer. Außerdem können die Aussteller auch die Online-Teilnehmer aktiv in ihre Präsentationen einbinden und in Videomeetings mit Interessenten networken.

Das sicherere Präsenz-Event dank Backup-Plan

Erinnern Sie sich noch an den letzten Flugstreik, an 9/11 oder an die Aschewolke? Manchmal ist es für Referenten schlichtweg nicht möglich anzureisen – trotz bester Vorbereitung. Mit einem Event, auf dem Sie Ihre Referenten auch online dazu schalten können, sind Sie gegen (fast) alle Eventualitäten gewappnet. Was auch immer uns in den nächsten Monaten oder Jahren an Herausforderungen noch begegnen mag.

Das nachhaltigere Präsenz-Event

Umweltschutz ist mehr als eine Losung der Schüler, die Freitags auf die Straße gehen. Es ist die Herausforderung unseres Jahrhunderts und wir haben sie noch nicht gelöst. Online-Teilnahmen, sei es von Teilnehmern, Referenten oder Ausstellern, machen eine klimafreundlichere Teilnahme an Ihrem Event möglich. Natürlich verbraucht auch diese Ressourcen, doch in der Regel nicht im Ansatz so viele wie für eine physische Teilnahme.

Fazit

Wer seine Präsenz-Events um eine Online-Komponente erweitert, vergrößert sowohl die Reichweite seines Events als auch die der Aussteller. Darüber hinaus können Sie zu interessanten Orten und Speakern “Außenschalten” realisieren und wappnen sich für (fast) alle Herausforderungen, die in der Zukunft kommen – allen voran dem Klimawandel.

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